| Servicekontor i Salten (Avsluttet 2003) |
| Skrevet av Salten Regionråd | |
| Thursday 10. October 2002 | |
|
Salten Regionråd søkte i april 2002 AAD om finansiering av et fellesprosjekt for servicekontor i Salten. Søknaden ble innvilget med kr 500.000,-. I tillegg skal kommunene bidra med tilsvarende beløp i egeninnsats. Målsettingen med prosjektet er å gi kommunene grunnlag for å - velge felles it- plattform for etablering av servicekontor , - vurdere felles drift av programvare og internettsider, - inngå felles avtale med statsetater, både fysisk og elektronisk, - etablere bakvakt/callsenter for alle sentralbord utenfor arbeidstid (døgnåpen forvaltning), - bli med på felles opplæring av personell. Nedenfor vil det jevnlig bli lagt ut informasjon om arbeidet med prosjektet. ------------------------------------------------------------------------------------------ Prosjektnyheter ------------------------------------------------------------------------------------------ Nettverks-samling i Gildeskål (20.10.2003) 16. og 17. oktober 2003 var det igjen klart for nettverkssamling. Denne gangen gikk turen til Hamn i Gildeskål. En stor del av nettverkssamlingen ble viet teamarbeid. Bedriftsrådgiver Karin Hjertaker fra firmaet Scandinavian Trading Design Norge, ledet gruppen igjennom et interessant og nyttig seminar hvor det ble lagt vekt på samspill, kommunikasjon, service og brukeren i fokus. Under samlingen ble det også valgt ny leder for nettverket, siden Lisbeth Lie Aalstad går over i annen jobb. Ny leder er Line Kristiansen, Fauske, med Inger Kymre, Bodø, som nestleder. Status september 2003 (30.09.2003) Prosjekleder Lisbet Lie Aalstad ble engasjert til å jobbe videre med prosjektet ut september 2003. I sluttrapporten hennes oppsummeres status for delprosjektene slik: IT - Sevicekontor Prosjektgruppen har kartlagt hvilke fagapplikasjoner som benyttes i kommunene i Salten. I tillegg er kommunene forespurt om de ønsker samordning av IT-driften mellom kommunene. Det er også utarbeidet kravspesifikasjoner for elektroniske skjema og elektronisk servicekontor. Dette delprosjektet videreføres gjennom prosjekt IT - Salten. Utdanning Prosjektleder har samarbeidet med Høgskolen i Bodø om utarbeidelsen av et servicekontor-studium. Det ble søkt AAd om finansiering, noe vi fikk avslag på. Det har også vært kontakt med andre utdanningsaktører. Det arbeides videre med felles opplæring / kompetanseheving gjennom servicekontor-nettverket i Salten og i samarbeid med lokale utdanningsinstitusjoner. OSK - Statlige etater Arbeidsgruppen har jobbet med en konkretisering av hvilke oppgaver som kunne legges til et offentlig servicekontor fra statsetatenes side. Dette har resultert i en oversikt som omfatter skatt, trygd og aetat, og som vil være et grunnlag for kommunene i videre forhandlinger med lokale statsetater. Etablering av Servicekontor-nettverk (15.05.2003) 13. og 14. mai 2003 var 16 ansatte i tilknytning til kommunale servicekontor samlet til første nettverksmøte i Steigen. Tema på møtet var bl.a.:
Det ble også tid til sosialt samvær og en minnerik tur rundt Engeløya. Lisbeth Lie Aalstad ble valgt til leder av nettverket. Igangsetting delprosjekt (09.04.03) Etter at Regionrådet ga tilslutning til videre samarbeid om servicekontor i Salten er prosjektleder Lisbeth Lie Aalstad engasjert videre, foreløpig ut juni 2003. Det er etablert arbeidsgrupper for følgende delprosjekt: Elektronisk servicekontor - Roy Johansen, Fauske kommune - Line Kristiansen, Fauske kommune - Jan Wasmuth, Bodø kommune - Web-ansvarlig, Meløy kommune - Sverre T. Olsen, Hamarøy kommune - Heidi Øyvann, IT-Forum Bodø - Lisbeth Lie Aalstad, Steigen kommune / Salten Regionråd Samarbeid med statsetater - Jan Følvik, Nordland Fylkesskattekontor - Svein Andreassen, Aetat Nordland - En repr. fra Fylkesmannen i Nordland - Bente Braaten, Sørfold kommune - Lisbeth Lie Aalstad, Steigen kommune/ Salten Regionråd - Heidi Robertsen, Salten Regionråd De øvrige gruppene igangsettes etter påske. Prosjektrapport fremlagt (28.02.03) Prosjektrapporten ble fremlagt i Salten Regionråds møte 20. februar 2003. Regionrådet sluttet seg til de anbefalinger som prosjektgruppen hadde gitt i rapporten, og ba om at arbeidet ble videreført som skissert i rapportens sammendrag. Her heter det: Prosjektgruppen gir følgende anbefaling til Salten Regionråd: Delprosjekt - Utforming av servicekontorer Kommunene må allerede i oppstartsfasen ta hensyn til hva som trengs av areal i forhold til:
Ressurskommune: Meløy kommune. Delprosjekt - opplæring I Salten skal det samarbeides om:
Delprosjekt - 24-timers publikumsservice Salten Regionråd går videre med dette tiltak i et eget pilotprosjekt. Det søkes om ekstern finansiering. Når tiltakene er gjennomført bør det inngås en felles kontrakt for samtlige kommuner. Ansvar for videre fremdrift: Hamarøy kommune. Påbegynt: Mars 2003. Delprosjekt - Offentlig servicekontor / kontakt statsetater
Delprosjekt - Elektronisk servicekontor
Møte med lokale statsetater (25.11.2002) Prosjektgruppa hadde 19.11.2002 invitert lokale statsetater i Nordland til møte med kommunene i Salten for å drøfte samarbeid om offentlig servicekontor (OSK). På møtet var 7 av kommunene i Salten representert, og alle inviterte statsetater møtte opp (Fylkesmannen, fylkestrygdekontoret, Aetat Nordland, likningsetaten og Statens Vegvesen). De statlige representanter var alle positive til et samarbeid med kommunene i Salten om OSK. Det vil derfor bli jobbet videre med saken i en tettere dialog. Justering av fremdriftsplan (10.10.2002) Prosjektgruppa har erkjent at fremdriftsplanen som ble skissert i prosjektbeskrivelsen ikke holder. Det tas sikte på at prosjektet skal være avsluttet til i slutten av februar. Prosjektleder på plass (01.10.2002) Etter litt sonderinger i deltakende kommuner ble det klart at prosjektleder var å finne i prosjektgruppa. Lisbeth Lie Aalstad fra Steigen ble fra 1. oktober 2002 engasjert som prosjektleder i 50% stilling. Hamarøy pilotkommune (19.09.2002) Styringsgruppa for prosjektet, som består av rådmennene i Salten, valgte Hamarøy som pilotkommune. Etablering av prosjektgruppe (15.09.2002) 5 av kommunene i Salten meldte spesiell interesse for å delta i prosjektet, og prosjektgruppa ble sammensatt av disse: Herbjørn Steira, Meløy (leder) Wiviann Krokstrand, Meløy Jan Wasmuth, Bodø Siv Reidun Sandnes, Hamarøy Lisbeth Lie Aalstad, Steigen Bente Braaten, Sørfold Heidi Robertsen, Salten Regionråd Første møte i gruppa ble holdt 13.09.02 i Bodø. Grunnkurs OSK (20.06.2002) Prosjektstart skjedde i uke 24 i Sulitjelma - da ble det arrangert grunnkurs OSK for kommunene i Salten. 7 av kommunene var representert med tilsammen 17 deltakere. Kursledere var Jan-Erik Gullheim og Bodil Landbø. I tillegg ble det også kjørt et lederseminar der rådmenn og ordførere fikk en innføring i servicekontor-tankegangen. |